Wartezeiten, Abstimmungsschleifen, Stress: Manuelle Abläufe sind nicht nur für Mitarbeiter nervenaufreibend, sie kosten auch viel Zeit und Geld. Unternehmen, die gewinnbringend wachsen möchten und gleichzeitig die Zufriedenheit ihrer Mitarbeiter steigern möchten, sollten sich daher mit der Optimierung ihrer Unternehmensprozesse beschäftigen. Bei einer Prozessoptimierung werden bereichsübergreifend Aufgaben und Arbeitsabläufe analysiert und dokumentiert. Das Ziel dabei: Schwachstellen ausfindig machen und den Workflow verbessern. Um das zu erreichen, sollte auf Tools zurückgegriffen werden, die bei der Optimierung helfen.
#1 Auf eine digitale Buchhaltung umsteigen
Die manuelle Sammlung und das Abheften von Belegen gehören in der Buchhaltungsabteilung meist noch zum Alltag. Dabei kommt es häufig zu Chaos beim Jahresabschluss, denn oft sind die Belege gar nicht mehr auffindbar. Es lohnt sich daher, die Prozesse im Rechnungswesen zu digitalisieren. Denn die Daten, die in der Buchhaltung erfasst und weiterverarbeitet werden dienen dazu, die Ausgaben im Überblick zu behalten und zukünftige Entscheidungen zu treffen. Das geht einerseits mit Buchhaltungssoftwares, andererseits gibt es mittlerweile auch Anbieter ganzheitlicher digitaler Ausgabenlösungen. Diese haben den großen Vorteil, dass sie einen größeren Umfang bieten und einen reibungslosen Umstieg auf eine papierlose Buchhaltung ermöglichen. Die Grundlage bilden bei derartigen Tools physische sowie auch mehrere virtuelle Kreditkarten, die jeweils mit einem bestimmten Limit und Verwendungszweck versehen sind. Mitarbeiter bezahlen alle anfallenden Ausgaben mit den entsprechenden Mitarbeiterkarten und digitalisieren die dazugehörigen Belege nach der Bezahlung – da alle Ausgaben direkt der richtigen Kostenstelle zuordenbar sind und die Belege von den Mitarbeitern digitalisiert werden, entfallen Rückfragen am Monatsende. Somit sorgen ganzheitliche digitale Ausgabenlösungen von Anfang an für einen optimalen Überblick über alle anfallenden Kosten, verfügbare Finanzbudgets, Spesen oder auch Mahnungen.
#2 Schnittstellen abbauen
Innerhalb eines Arbeitsprozesses sind zahlreiche Stellen involviert – das Wandern von Aufgaben von einer Abteilung zur anderen nimmt dabei mehr Zeit in Anspruch, als meist angenommen. Es kommt oft vor, dass Mitarbeiter A noch mit einer anderen Aufgabe beschäftigt ist, wenn Mitarbeiter B eine Aufgabe übergibt. Die Aufgabe wird dann in der Regel beiseite gelegt, wodurch es zu Liege- und womöglich auch Suchzeiten kommt. Häufig kommt es auch vor, dass To-Dos noch auf Post-Its notiert werden – dabei kann der Überblick schnell verloren gehen. Um die Zusammenarbeit effizienter zu gestalten und die Übergabe von Aufgaben zu optimieren, kann auf ein bereichsübergreifendes Organisationstool zurückgegriffen werden. Derartige Organisationssoftwares vereinen meist mehrere Aspekte: So werden etwa oft Funktionen zur Projektverwaltung, Kommunikation und Aufgabenverwaltung unter einer Oberfläche zusammengefasst. Organisationstools sind dabei sehr benutzerfreundlich aufgebaut und bieten einen optimalen Überblick über die Fortschritte eines Projekts. Durch die gemeinsam genutzte Software wissen alle Stellen Bescheid, wie es um das Projekt steht. So können weitere Arbeitsschritte ganz einfach geplant und kontrolliert werden.
#3 Die richtige Kommunikation
Eine effiziente Kommunikation zwischen den Mitarbeitern ist für alle Arbeitsschritte essentiell. Insbesondere der E-Mail-Verkehr zwischen Schnittstellen beansprucht um einiges mehr Zeit, als eine kurze Nachricht per Chat, die auch weitere Mitarbeiter einsehen können. Die Bequemlichkeit und Schnelligkeit, die man von Messenger-Diensten aus dem Privaten kennt, gibt es auch für Unternehmen. Gerade in Zeiten von New Work und Home-Office ist es auch immer häufiger, dass Teams nicht vom selben Ort aus arbeiten. Da gestaltet sich ein Messenger-Tool besonders nützlich. Im Gegensatz zu E-Mails ermöglichen es Messenger-Tools, größere Gruppen zu erstellen in die dann alle Mitglieder eines Projekts oder eines Teams eintreten können. Dadurch werden alle Beteiligten über die Vorgänge auf dem Laufenden gehalten, ohne dass zeitverzögert E-Mails mit Updates herumgeschickt werden müssen. Gleichzeitig sind auch private Konversationen möglich – somit sind Messenger-Tools die ideale Lösung, um schnell und sicher zu kommunizieren.
#4 Lagerhaltung optimieren
Jedes kleine, mittelständische oder große Unternehmen – egal, ob es Güter herstellt oder verkauft – benötigt Platz, um die Werkstoffe und Waren zu lagern. Änderungen von Kundenbedürfnissen, Schwankungen in der Durchsatzmenge oder Veränderungen im Sortiment erfordern dabei immer wieder eine Umstrukturierung der Lagerhaltung. Da die Lagerhaltung hohe Betriebskosten verursacht, sollten Unternehmen die Lagerorganisation frühzeitig optimieren. Um Warenbestände und Warenbewegungen effizienter zu gestalten, kann auf eine Lagerhaltungssoftware zurückgegriffen werden. Diese Lagerverwaltungssoftwares optimieren Prozesse, indem etwa Abläufe der Steuerung oder der generellen Verwaltung der Lagersysteme teilweise oder gar komplett automatisiert werden. Dadurch kommt es zum einen zu Kostenersparnissen, da es zu weniger Fehlbeständen kommt, und zum anderen zu Zeitersparnissen, da die Abläufe im Lager optimiert werden.
#5 Die Passwörter im Blick behalten
Phising-Mails, Brute-Force-Attacken oder sonstige Cyberangriffe auf Unternehmen sind immer wieder in den Nachrichten. Dabei werden auch nicht nur große Unternehmen ins Visier genommen, auch kleinerer Unternehmen bzw. Einzelunternehmer sollten die Sicherheit der eigenen Daten ernst nehmen. Und doch zeigt sich, dass Passwörter in Unternehmen immer noch so einfach wie möglich gehalten werden – oft wird auch ein und dasselbe Passwort über alle Anwendungen hinweg benutzt oder Passwörter auf Post-Its notiert. Damit sensible Daten nicht in falsche Hände geraten, sollten Unternehmen eine Software für das Erstellen, Verwalten und Sichern von Kennwörtern benutzen. Passwortmanager generieren Passwörter von höchster Sicherheit und speichern sie sofort ab. Mit einer 2-Faktor-Authentifizierung wird zusätzlicher Schutz geboten. Gleichzeitig führt ein Passwortmanager zu mehr Effizienz im Unternehmen: denn wenn die Verwaltung von Kennwörtern einer Software überlassen wird, kann die Zeit für andere Aufgaben aufgewendet werden.
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