Wenn das Chaos den normalen Arbeitsablauf, das Büro, den Haushalt oder das Privatleben fest im Griff hat, leiden die Betroffenen und das Unternehmen. Dem Teufelskreis aus Stress, Organisationsanforderung und seelischen Erkrankungen entkommen die wenigsten ohne professionelle Hilfe. Doch es gibt Mittel und Wege wie man das Schlachtfeld Organisationsproblem in den Griff bekommen kann…
Inhaltsverzeichnis: Schluss mit Unordnung und Chaos
- Wer sich meldet, braucht wirklich Hilfe
- „Wenn mein Schreibtisch so aussieht, bin ich schlecht!“
- Chaot oder Ästhet
- Die ©DISG-Ur-Typen
- Ordnung schafft Freiräume
- 10 Tipps im Kampf gegen das Arbeits-Chaos
- Immer mehr Arbeit für immer weniger Angestellte
- Kommunikation ist wichtig
- Chaos-Mitarbeiter schaden dem Unternehmen
- Schluss mit dem spießigen Beamtentum
- Chaos im Privatleben
- Tipps, das Privatleben besser zu organisieren
- Freunde und Partner können nicht helfen
- Weitere Informationen zu dem Thema Chaos unter
Wer sich meldet, braucht wirklich Hilfe
Eine Fachfrau, die Rat weiß, ist zum Beispiel Monica Wagner-Manslau. Sie ist seit knapp zehn Jahren Fachfrau für Büromanagement und Gründerin der Münchner Firma „mega Büro-Organisation“. „Wer sich bei mir meldet, braucht wirklich Hilfe“, erklärt sie. Hilfe, die anscheinend immer häufiger benötigt wird – auch bei privaten Problemen. Doch woher kommen die Ursachen dieser Organisationsprobleme? Organisations-Helfer wie Monica Wagner-Manslau oder Siglinde Sonnenholzer kennen die Hintergründe genau, warum so viele Menschen mit dem Chaos auf dem Schreibtisch oder Im eigenen Haushalt zu kämpfen haben.
„Wenn mein Schreibtisch so aussieht, bin ich schlecht!“
„Deutschland gilt als Organisationsland“, erklärt Monica Wagner-Manslau. „Gerade bei diesem Thema will sich niemand die Blöße geben. Ein Fehlverhalten dieser Art zu akzeptieren ist hierzulande schwer. Also wird, im Gegensatz zum Beispiel zu psychischen Erkrankungen, auch niemand aufgesucht, der helfen könnte.“ Ein Teufelskreis. Denn je größer das Chaos wird, um so mehr bleiben Dinge, die eigentlich wichtig wären, auf der Strecke. Der Berg an unerledigten Dingen wird immer größer, gleichzeitig wächst proportional dazu die Angst davor zu versagen. Ganz nach dem Motto: Wenn mein Schreibtisch so aussieht, bin ich schlecht. Die Folgen daraus können unter anderem schwere Selbstzweifel sein.
Chaot oder Ästhet
Hier greift Monica Wagner-Manslau ein. Sie versucht während ihrer Seminare und Fortbildungen zu aller erst einmal den Menschen und seine Persönlichkeitsstruktur zu verstehen. Ein Hilfsmittel dabei ist die Kategorisierung in die vier Urtypen (siehe Kasten). In Schubladendenken verfällt sie dabei nicht.
Die meisten Menschen haben viele Persönlichkeitsstrukturen die sich aus den unterschiedlichen Urtypen zusammensetzen. Ich bin zum Beispiel selber chaotisch und kreativ. Mein Schreibtisch ist auch chaotisch. Aber ich weiß Strukturen aufzubauen, die mir gut tun und mir helfen., so Wagner-Manslau.
So ist zum Beispiel der wahre Chaot nichts anderes als ein echter Pedant oder Ästhet. Er will alles besonders gut oder besonders schön machen. Da er aber weiß, dass dies nicht perfekt gelingen kann, lässt er es lieber gleich bleiben. Auch der Lehrer-Typ ist nicht besser. Kontrolle ist sein Thema und damit auch das Chaos. Es gibt keine Fehlerkultur, denn nicht nur die Stärken und Fähigkeiten zählen, auch das Chaotische hat seine Stärken.
Ordnung schafft Freiräume
Auch Siglinde Sonnenholzer und ihr Unternehmen „Büro Sonne“ greifen das gleiche Prinzip auf. Wer dem Schreibtisch-Chaos ein Ende setzen will, muss sich erst einmal mit der richtigen Organisation auseinander setzen. „Ein aufgeräumter Schreibtisch sorgt nicht nur für Übersicht. Ordnung erleichtert auch das Arbeiten und schafft Raum für Kreativität und für Projekte, die schon lange angegangen werden sollten“, so Siglinde Sonnenholzer. Die gelernte Krankenschwester war über 20 Jahre lang die rechte Hand eines mittelständigen Münchner Unternehmens, bis sie sich 2006 als Lerncoach selbstständig machte. Sie coacht neben Unternehmen und Arbeitnehmer auch Privatpersonen, die zum Beispiel im Umzugstress oder vor Prüfungssituationen stehen. Sie baut auf das 3-Körbe-System (siehe unten) und der Bekämpfung der Papierflut.
10 Tipps im Kampf gegen das Arbeits-Chaos
- Prioritäten setzen und diese dann auch konsequent durchziehen
- Nie mehr als 3 Dinge vornehmen. Wer auf seiner To-Do-Liste 120 Sachen aufgeschrieben hat, überfordert sich damit selbst und bräuchte dafür mehrere Wochen.
- Hängeregister anschaffen. Hängeregister brauchen im Gegensatz zu Ordnern nur 3 Schritte um Arbeiten zu erledigen (Register öffnen, Dokument einlegen, Register schließen). Ordner dagegen 14 Arbeitsschritte (zum Beispiel: Ordner öffnen, Papiere lochen, Papiere einordnen, Ordner schließen, Ordner wegräumen etc.)
- Entscheiden sie sowohl bei Posteingängen als auch bei Emails sofort, was für sie von Bedeutung ist. Alles andere gleich in den Papierkorb, auch wenn das den meisten Menschen zuerst viel Mut abverlangt. Eine automatische Vorsortierung ihres Mailzugangs erspart ihnen zusätzlich viel Arbeit
- Versuchen sie Organisationshilfen wie zum Beispiel das Outlook in ihren Arbeitsablauf als Hilfe zu integrieren.
- Arbeiten sie immer in Arbeitsschritten. Schließen sie erst den einen Arbeitsablauf ab, bevor sie mit dem nächsten beginnen.
- Schaffen sie sich Freiraum auf dem Schreibtisch, sonst verlieren sie schnell den Überblick.
- Je schneller und leichter die täglichen Arbeitsmaterialien wie Drucker oder Locher erreichbar sind, um so mehr Zeitersparnis haben sie
- Nur Dokumente ausdrucken, die aus chronologischen oder rechtlichen Gründen unverzichtbar sind. Alles andere auf dem PC oder einer DVD speichern. Prospekte und Werbung sofort überfliegen und bei Desinteresse wegschmeißen.
- Jeden Abend den Schreibtisch aufräumen und somit den Arbeitstag erfolgreich abschließen.
Die ©DISG-Ur-Typen
Bereits in der Antike hat Hippokrates die Menschen in vier Grund-Persönlichkeitsmodelle eingeordnet. Bei ihm waren es der Choleriker (erregbar, unausgeglichen, jähzornig), der Phlegmatiker (langsam, ruhig), der Melancholiker (schwermütig, traurig, misstrauisch) und der Sanguiniker (heiter, lebhaft, leichtsinnig). Der Schweizer Psychologe C.G. Jung hat in den 1920er Jahren ein neues Denkmodell aufgestellt. Er unterscheidet beim Menschen vier so genannte Funktionstypen: das Gefühl, das Denken, die Intuition und die Empfindung. Jede dieser Funktionen kann introvertiert oder extrovertiert ausgelebt werden. Damit ergeben sich 8 verschiedene Modelle des Bewusstseins. In den 1970er Jahren kam das ©DISG Persönlichkeitsprofil von den Forschern John G. Geier und William M. Marston dazu. Dieses Modell besagt, dass unterschiedliche Menschen unterschiedliche Fähigkeiten haben, die sie einzigartig machen. Jedes Verhalten hat Vor- und Nachteile. Will man die Situation verbessern, muss man zuerst erkennen, wie man in einer bestimmten Situation oder Interaktion mit anderen reagiert und warum das so ist. Auf dieses Modell hat die Fachfrau für Büromanagement Monica Wagner-Manslau ihr eigenes Persönlichkeitsstruktur-Modell aufgebaut.
Dominant: Dieter Durchsetzungsstark:
Persönlichkeitsstruktur: Extrovertiert und sachorientiert Er arbeitet zielorientiert seine Aufgaben ab. Seine Kommunikation ist deutlich und wird mit Daten und Fakten belegt. Er ist entscheidungsfreudig, arbeitet gerne selbstständig, scheut auf seinem Weg nicht das Risiko und hat gerne das Sagen.
Initiativ: Isolde Intuitiv
Persönlichkeitsstruktur: Extrovertiert und menschenorientiert Sie liebt die Zusammenarbeit mit Menschen, Aufgaben sind ihr nicht so wichtig wie ihre Mitmenschen. Sie unterhält sich gerne und knüpft schnell Kontakte. Sie kann überzeugen und mitreißen, auch durch Optimismus und Vielseitigkeit. Sie hasst Detailarbeit und genaues Arbeiten.
Stetig: Sabine Systematisch
Persönlichkeitsstruktur: Introvertiert und menschenorientiert Sabine Stetig ist hilfsbereit, liebt Strukturen, arbeitet beständig und geduldig. Sie braucht genaue Arbeitsabläufe und es ist ihr wichtig, dass es dem Team gut geht. Harmonie geht ihr vor Ergebnisfindung.
Gewissenhaft: Gustav Gründlich
Persönlichkeitsstruktur: Introvertiert und sachorientiert Gustav Gründlich arbeitet sehr akkurat, genau und nach Plan. Unvorbereitetes und emotionsgeladene Situationen sind nicht seine Sache. Dafür arbeitet er gerne im Hintergrund genau die Dinge ab. Er hinterfragt kritisch, analysiert und konzentriert sich auf die Fakten.
Wer sich in keinem der Ur-Typen wirklich wieder findet, braucht sich nicht zu wundern. Denn jeder Mensch setzt sich aus vielen Persönlichkeitsstrukturen zusammen. Genau das macht jeden Menschen so unvergleichlich und einzigartig. Erst, wenn Monica Wagner-Manslau während ihrer Seminare festgestellt hat, welche unterschiedlichen Strukturen vorliegen, kann sie auch feststellen, welche Talente und Fähigkeiten vorhanden sind. Und die gilt es dann zu fördern und zu stärken. Im Gegenzug dazu sollen Strukturen erarbeitet werden, die demjenigen helfen Schwächen zu meistern und das organisierte Arbeiten zu erleichtern.
Immer mehr Arbeit für immer weniger Angestellte
„Was im Äußeren ist, ist auch im Inneren“, bringt Monica Wagner-Manslau die Situation auf den Punkt. Doch der „selbstgemachte“ Druck ist nicht die einzige Ursache für das immer größer werdende Problem vieler Arbeitnehmer. Neueste Statistiken aus der Schweiz besagen, dass dort die Effektivität in den letzten 10 Jahren inflationär behandelt wurde. Als Folge ist die Effektivität im Nachbarland um 200 Prozent geringer geworden. Die einzelnen Angestellten sind im gleichen Zeitraum jedoch mit ihrer Arbeitsvorgehensweise nicht um 200 Prozent besser geworden. In Folge bedeutet das, dass immer mehr Arbeit auf immer weniger Mitarbeiter verteilt wird. In Deutschland herrschen übrigens vergleichsweise ähnliche, erschreckende Arbeitszustände.
Kommunikation ist wichtig
Kommunikation ist heutzutage besonders wichtig. Und die nicht nur zwischen den Kollegen, dem Team, sondern auch die Kommunikation mit sich selbst. Außerdem haben gerade die Vorgesetzten in diesem bereich Handlungsbedarf. „Derjenige, der etwas für sein Team tun möchte, die Effektivität und Produktivität innerhalb des Unternehmens verbessern will, sollte sich von einem Experten beraten lassen. Sonnst droht früher oder später ein Burnout oder ähnliches bei den Mitarbeitern“, erklärt Wagner-Manslau
Chaos-Mitarbeiter schaden dem Unternehmen
Besonders problematisch wird es, wenn ein oder mehrere Mitarbeiter mit ihrem Schreibtisch-Chaos die anderen Mitarbeiter in ihren Arbeitsabläufen behindern. Ist zum Beispiel ein „Chaos-Mitarbeiter“ im Urlaub und die Kollegen können wichtige Unterlagen oder Informationen nicht finden, nennt man das assoziatives Arbeiten. Wichtige Arbeitsabläufe sollten gemeinsam besprochen werden. Arbeitsplatz-Coaching ist wichtig. Dafür ist es wichtig festzustellen, welcher Typ wer ist, wo er sich reibt und wie er etwas anders umsetzen oder verbessern kann. Falsch ist allerdings, wenn dieser Mitarbeiter einfach nur gesagt bekommt: Du sollst das genau so machen! Denn eigentlich wissen wir alle, wie es geht, wir machen es bloß nicht. Wir können uns alle nicht ändern. Wir können nur aus dem, was wir sind das Beste machen!
Schluss mit dem spießigen Beamtentum
Ordner und perfekte Ordnung werden sofort mit spießigem Beamtentum in Verbindung gebracht. Menschen wollen mit dieser Beamtenregistratur jedoch nichts zu tun haben. Wer sich das Arbeiten also verschönen will, sollte auf Hängeregister X umstellen. Die sind schön, praktisch und lassen sich einfach und schnell farblich gestalten. Dann macht das Arbeiten mit Unterlagen gleich viel mehr Spaß.
Chaos im Privatleben
Nicht nur im Berufsleben, auch im privaten Bereich kann das selbst gemachte Chaos im Leben zu immensen Schwierigkeiten führen. Zum Beispiel die Angst eine Information oder ein Ding zu verlieren – egal, ob im Büro oder im Haushalt – kann zu regelrechten Anhäuf-Attacken führen. In diesem Moment geht es darum, eine Entscheidung zu fällen: behalte ich es, oder ist es unwichtig. Und auch hier gibt es einige entscheidende Hilfen, die das Leben leichter machen können:
Tipps, das Privatleben besser zu organisieren
- Wer mehr Übersicht in seinem Schrank braucht, kann zum Beispiel seine Kleidung nach Farben ordnen. So fällt zum Beispiel die Wahl des Outfit morgens nicht mehr so schwer.
- Kleidung oder Haushaltsgegenstände die ein oder zwei Jahre nicht mehr angezogen oder benutzt wurden, können ohne schlechtes Gewissen aussortiert werden.
- Um zu entscheiden, was wirklich noch benötigt wird, ist das Drei-Körbe-System hilfreich: Korb eins „Das brauche ich nicht mehr“, Korb 2 „Das könnte ich vielleicht noch brauchen, Korb 3 „Das brauche ich auf jeden Fall“. Allerdings sollte keiner der drei Körbe überladen sein.
- Erfahrungen von Organisationsberatern haben gezeigt: Fast alles, was in den Keller kommt, kann eigentlich weggeschmissen werden
- Wenn jemand erklären muss, warum ein Ding weggeschmissen werden muss, hilft das bei der Entscheidung, sich von dem Ding auch zu trennen. Denn während der Erklärung wird oft klar, dass es dafür keinen Gebrauch mehr gibt.
- Fühlt sich der Betroffene oder Menschen aus der näheren Umgebung von dem Problem so angesprochen, dass es zu inneren Reibungen und Zweifeln kommt, muss gehandelt werden
Freunde und Partner können nicht helfen
Im Mittelalter hatte ein durchschnittlicher Mensch etwa 400 Gegenstände, die er sein Eigen nennen konnte. Darunter gehörte vom Suppenlöffel über den Kamm bis zur Unterhose alles. Heutzutage sind es etwa 20.000 Gegenstände!
Und viele davon werden, wenn überhaupt, nur ein bis zweimal benutzt. Kein Wunder, dass der Mensch mit soviel „Eigentum“ überfordert ist. Dieses Maß an Reichtum gab es früher nur bei Königen. Doch wir sind nicht alle Könige, müssen nicht all die Pracht vorführen und haben erst recht nicht den ausreichenden Hofstaat, der sich um jedes noch so winzige Detail gekümmert hat. Trotzdem horten wir mehr oder weniger „Reichtum“ an. Und lassen uns nur ungern bei diesem „Anhäufungs- und Organisations-Problem“ helfen.
Freunde, Familienmitglieder oder Kollegen, die es gut mit dem Betroffenen meinen, können leider meistens nicht helfen, da sie in einer persönlichen Beziehung zu dem Betroffenen stehen. Und welcher 15jährige Teenager, welche 30jährige Hausfrau oder welcher 50jährige Geschäftsmann will ausgerechnet von den nächsten Menschen aus seinem Freundes- und Familienkreis kritisiert werden und nimmt diese Kritik dann auch noch offen und ehrlich an? Deshalb auch hier: Wer Probleme mit Ordnung und Organisation im Privatbereich bemerkt, sollte lieber die Hilfe von einem unabhängigen Dienstleister in Anspruch nehmen.
Weitere Informationen zur Problemlösung:
www.mega-ordnung.de, Frau Wagner-Manslau,
www.buero-sonne.de, Frau Sonnenholzer
IMPRESSUM:
Herausgeber: Tipps vom Experten | www.tipps-vom-experten.de | Walter Braun e. K. | Kirchenstraße 79 | 81675 München Email: wb@tivex.de | Tel. 089 / 45079725
Redaktion: Patricia Hansen
Fachredaktion: Monica Wagner-Manslau, München
Tel. 089/307 645 44
Siglinde Sonnenholzer, München
Tel. 089/ 520 387 92
Bilder: Walter Braun, Fotolia – © bst2012, © Fotowerk, © gutlicht, © Nomad_Soul, © Joachim B. Albers, © fhmedien_de, © HYPE STOCK, © Sergey Peterman, © Ulrich Thimm
Wiedergabe – auch auszugsweise – nur mit schriftlicher Genehmigung des Herausgebers. Der vorliegende Tipp ist sorgfältig erarbeitet worden. Dennoch erfolgen alle Angaben ohne Gewähr. Weder Redaktion noch Herausgeber können für eventuelle Nachteile oder Schäden, die aus den hier gemachten praktischen Anleitungen resultieren, eine Haftung übernehmen.
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