Trotz der vielen Wege, auf denen uns digitale Technik den Alltag erleichtert, sind zielgerichtete Softwarelösungen in Unternehmen noch immer unterrepräsentiert. Dabei verlieren Firmen die Chance, ihre Abläufe zu optimieren und mehr Zeit für das Kerngeschäft zu schaffen. Zu den möglichen Werkzeugen gehören Programme wie digitale Schichtplaner, die Unternehmen beim Personalmanagement unterstützen. Was sind die Vorteile der digitalen Schichtplanung und weshalb ist sie eine gute Investition für Unternehmen?
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Digitalisiertes Leben – Apps und Co. als Alltagshelfer
Unsere Endgeräte sind voll mit Software, Apps und Gadgets, die uns das Leben leichter machen. Wer ein spezifisches Problem hat, z. B. Zierpflanzen, die ständig eingehen, findet dafür garantiert einen Lösungsansatz im App-Store.
Dort haben sich schlaue Köpfe Gedanken darüber gemacht, welches Wissen und welche Funktionen Menschen benötigen, um ihre Pflanzen am Leben zu halten, und Software entwickelt, die uns etwa Erinnerungen sendet, wenn es Zeit ist, zu gießen.
Softwarelösungen für Personalmanagement & Co.
Helfer dieser Art sind im Alltag praktisch – für Firmen können sie unabdingbar werden. Hier geht es schließlich nicht nur darum, ab und zu eine neue Pflanze kaufen zu müssen, weil die letzte eingegangen ist.
Stattdessen ist der Arbeitsalltag voller Prozesse, die zu dem Erfolg des Unternehmens und damit auch dem seiner Angestellten beitragen. Optimierungen können hier zu mehr Einnahmen, besseren Leistungen und dem Eliminieren von Fehlern führen.
Zielgerichtete Software vs. Rundumlösungen
Eine zielgerichtete Lösung wie ein Schichtplaner online hat dabei gegenüber üblichen Lösungen – wie der Anwendung von Excel für viele Personalabläufe – erhebliche Vorteile.
Auch wenn Software wie Excel grundsätzlich dazu in der Lage ist, Aufgaben umzusetzen, haben sich wie bei den Alltags-Apps auch hier schlaue Köpfe Gedanken darüber gemacht, welche Funktionalitäten genau notwendig sind, um einen Prozess zu bearbeiten und zu verbessern.
Statt den vollen Umfang eines Programms wie Excel in Schulungen lernen zu müssen, sind die Bearbeitungsflächen hier stark vereinfacht und genau auf das reduziert, was für eine effektive Nutzung gebraucht wird.
➔ Excel gleicht in dem Fall dem Versuch, mit einem Hammer eine Schraube in die Wand zu hämmern. Grundsätzlich ist der Vorgang möglich, aber ein Schraubenzieher, der genau für diesen Job gemacht ist, macht den Ablauf einfacher, hinterlässt weniger Schäden und ein stabileres Endergebnis.
In diesem Sinnbild ist ein digitales Tool der elektronische Handschrauber, der die manuelle Arbeit des Menschen ablöst.
Vorteile digitaler Schichtplanung
Anhand des Beispiels eines digitalen Schichtplaners im Vergleich zu analogen Lösungen oder einer Rundumlösung, die nicht zu diesem Zweck geschaffen wurde, kann man erkennen, worin die Vorteile zielgerichteter Software für Unternehmen und ihr Personalmanagement liegen:
● Mobil einseh- und änderbar
Insbesondere durch den Anstieg von New Work Konzepten wie Homeoffice wird es notwendig, Lösungen zu finden, die flexibel zugänglich sind. Statt im Büro zu einem Ausdruck zu laufen, oder seine Verfügbarkeiten bei der Personalabteilung einreichen zu müssen, läuft der Zugriff und die Bearbeitung hier über Endgeräte wie Smartphones, Tablets oder Computer.
Die Angestellten können von zu Hause aus nachschauen, wann ihre Schichten geplant sind, und selbst Eingaben tätigen. So kann das Programm und/oder die verantwortliche Person schneller auf unerwartete Änderungen reagieren und Lösungen finden sowie diese direkt kommunizieren.
● Individueller Zugriff
Im Gegensatz zu Excel erhält jeder Mitarbeiter den Zugang, der für die eigenen Bedürfnisse notwendig ist. So werden keine ellenlangen Tabellenblätter geteilt, bei denen die Angestellten ihren Namen suchen müssen und die Informationen aller Kollegen verfügbar sind. Stattdessen hat jeder eine individuelle Ansicht, in der nur die relevanten Daten enthalten sind. Dadurch ist eine höhere Datensicherheit und eine bessere Übersicht gewährleistet.
Dieser Vorgang verhindert es auch, dass Einzelpersonen aus Versehen Änderungen an einer Datei vornehmen, auf die alle Zugriff haben.
● Personalisierungsoptionen
Das Unternehmen kann Einstellungen an der Software vornehmen, um sie genau an den eigenen Bedarf anzupassen.
Hier können Personalabteilungen etwa die Möglichkeit eröffnen, dass sich Mitarbeiter selbst auf eine offene Stelle im Dienstplan bewerben können. Dabei kann vorgegeben werden, ob sich die Angestellten vollständig selbst eintragen können, oder die Anfrage durch einen Personalmitarbeiter bestätigt werden muss.
● Algorithmen und AI
Die Algorithmen und Analysefunktionen der Software sind eine große Unterstützung für Menschen. Durch ihre Rechenleistung ist es ihnen möglich, große Mengen an Daten zu bearbeiten und sie miteinander abzugleichen, um Dinge wie menschliche Fehler zu eliminieren.
So werden schnell Unstimmigkeiten gefunden und Lösungen entwickelt. Das Programm kann u. a. darauf aufmerksam machen, wenn eine Person bereits die volle Stundenzahl erreicht hat, um zu verhindern, dass Überstunden, chronische Überlastung oder gar Brüche mit dem Arbeitsrecht eintreten.
Stattdessen gleicht das Programm die Verfügbarkeiten und Leistungen der Angestellten mit den Bedürfnissen des Unternehmens ab, um faire und effektive Verteilungen zu finden.
● Weniger Arbeitsaufwand
So nimmt die Software der Personalabteilung viel Arbeit ab. Da zahlreiche Prozesse nicht nur schneller zu Ergebnissen führen, sondern auch automatisiert werden können, fällt viel Fleißarbeit für die Angestellten weg. Sie können diese Zeit stattdessen für ihre Kernkompetenzen und -bereiche verwenden.
● Optimierte Abläufe
Durch die Algorithmen und Analysen der Software wird immer die optimale Lösung für den Bedarf des Unternehmens gefunden. Durch anhaltende Berechnungen werden sie immer an die akuten Bedingungen angepasst, statt eine Allgemeinlösung auf jede Woche gleich anzuwenden.
Mitarbeiter haben mehr Zeit für wichtigere Aufgaben, Fehler und unnütze Ausgaben werden reduziert, während die Effizienz und die Einnahmen gesteigert werden.
● Vermeidung von Problemen
Die Vermeidung von Problemen durch die Berechnungen der Software führt zu Einsparungen. Fehlkalkulationen wie eine Über- oder Unterbesetzung können Probleme nach sich ziehen. Davon profitiert nicht nur das Kapital der Firma.
Auch die Zufriedenheit und Motivation der Angestellten kann steigen, wenn der Unternehmensalltag rund läuft. Und die Kunden profitieren jederzeit von optimalen Teamzusammenstellungen und deren guter Leistung.
Fazit
Zielgerichtete, digitale Software wie ein Online-Schichtplaner helfen dabei, Prozesse des Arbeitsalltags zu optimieren. Die Programme nutzen ihre Intelligenz und Rechenleistung, um in kürzester Zeit die besten Lösungen zu finden. Menschliche Fehler werden reduziert und die Angestellten erhalten mehr Zeit für wichtigere Kernaufgaben.
Insgesamt wird die Effizienz des Unternehmens gesteigert und unnütze Ausgaben reduziert, was zu höheren Einnahmen und Zufriedenheit – sowohl unter den Angestellten als auch den Kunden – führt.
Redaktion: Walter Braun
Impressum
Herausgeber: tipps-vom-experten
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Wiedergabe – auch auszugsweise – nur mit schriftlicher Genehmigung des Herausgebers. Der vorliegende Tipp ist sorgfältig erarbeitet worden. Dennoch erfolgen alle Angaben ohne Gewähr. Weder Redaktion noch Herausgeber können für eventuelle Nachteile oder Schäden, die aus den hier gemachten praktischen Anleitungen resultieren, eine Haftung übernehmen
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