Bedienungsanleitungen liest kaum jemand gerne. Häufig sind sie unleserlich und unverständlich. Die Beilage einer Bedienungsanleitung ist jedoch bei elektrischen Geräten oder Medizinprodukten unerlässlich und gesetzlich vorgeschrieben.
Die rechtlichen Vorgaben für die Erstellung einer Bedienungsanleitung
Die Vorgaben zur Erstellung einer Bedienungsanleitung sind branchenspezifisch unterschiedlich geregelt. So werden in der europäischen Maschinenrichtlinie 2006/42/EG oder die EU-Verordnung (EU) 2017/745 die Vorgaben für die Bedienungsanleitungen von Medizinprodukten geregelt. In Deutschland regeln das Elektro- und Elektronikgerätegesetz, das Produktsicherheitsgesetz und das Produkthaftungsgesetz, welche Bedingung Bedienungsanleitungen erfüllen müssen. Die technische Dokumentation wird in den DIN-Normen, ISO und VDE geregelt. Dazu gehört beispielsweise die EN IEC/IEEE 82079-1, die die methodische Darstellung, die Gliederung, die Darstellung und den Inhalt von Gebrauchsanleitungen regelt.
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Die Zielgruppe definieren und das Format wählen
Zunächst sollte geklärt werden, wer die Bedienungsanleitung lesen soll. Wird diese von fachfremden Menschen gelesen, müssen produktspezifische Begriffe erklärt werden. Zudem muss überlegt werden, ob die Gebrauchsanleitung mehrsprachig zur Verfügung gestellt wird. Soll die Gebrauchsanleitung als Broschüre oder digital zum Download zur Verfügung gestellt werden?
Inhalt und Visualisierungen planen
Hier kann mit einer zweispaltigen Tabelle gearbeitet werden. In die erste Spalte werden die einzelnen Arbeitsschritte eingetragen. In der zweiten Spalte werden die visuellen Elemente eingetragen. An dieser Stelle reicht eine kurze Beschreibung. Möglichkeiten zur Illustration sind Screenshots, Animierte GIFs, Fotos und Stillbilder, technische Videos oder Grafiken. Die Illustrationsarten können miteinander kombiniert werden. Bei der Erstellung der Inhalte sollte der gesamte Lebenszyklus des Produktes von der ersten Inbetriebnahme bis zur Entsorgung durchgegangen werden. Bereits vorhandene technische Daten werden zur Erstellung der Bedienungsanleitung genutzt. Folgende Fragen sollten beantwortet werden:
– Wie wird das Produkt bestimmungsgemäß verwendet?
– Was sind die wichtigsten Bestandteile?
– Wie wird das Produkt transportiert, gelagert und ausgeliefert?
– Wie wird das Produkt installiert, montiert, in Betrieb genommen und genutzt?
– Wie werden Einstellungen geändert?
– Wie wird das Produkt gewartet und Fehler behoben?
– Wo sind Ersatzteile erhältlich?
– Wie sind die technischen Spezifikationen?
– Wie wird das Produkt entsorgt?
Hilfsmittel auswählen
Zur Erstellung einer Bedienungsanleitung werden verschiedene Tools benötigt. In der Regel wird ein Textverarbeitungsprogramm wie Microsoft Word oder Google Docs benötigt. Hier können Formatierungsmöglichkeiten genutzt und Grafiken eingebunden werden. Die Titelseite sollte so gestaltet werden, dass der Leser erfährt, was ihn erwartet. Die Titelseite kann mit Adobe Photoshop, Paint.net oder GIMP erstellt werden. Illustrationen und Screenshots können mit Snagit bearbeitet werden.
Das Bildmaterial aufbereiten
Für Bedienungsanleitungen muss Bildmaterial bearbeitet werden, Bilder müssen mit Anleitungen versehen und Grafiken vereinfacht werden. In Snagit kann beispielsweise die Listenfunktion genutzt werden, um Abbildungen zu nummerieren. SUI-Grafiken können zur vereinfachten Darstellung von Benutzeroberflächen eingesetzt werden.
Den Text schreiben
Beim Schreiben des Anleitungstextes sollte darauf geachtet werden, dass der Text leicht verständlich ist und über eine klare Struktur verfügt. Gute Anleitungstexte verfügen über:
– Eine klare Gliederung (Inhaltsverzeichnis)
– Eine aktive Sprache
– Prägnante Überschriften
– Kurze Absätze und einfache Sätze
Das Material zusammenfügen
Die bebilderte Anleitung und die Erklärungen werden im letzten Arbeitsschritt zu einer Schritt-für-Schritt-Anleitung zusammengefügt.
Die Anleitung mit Testpersonen testen
Die Anleitung sollte, wenn sie fertig gestellt ist, getestet werden. Hierbei sollte geprüft werden, ob sie funktioniert und nutzerfreundlich formuliert wurde. Anleitungen können entweder ohne oder mit Moderierung getestet werden. Bei der Testung ohne Moderierung wird den Testpersonen die Anleitung mit einem Fragebogen zugesendet. Der Fragebogen kann beispielsweise folgende Fragen beinhalten:
– Ist die Anleitung verständlich?
– Können die Arbeitsschritte erfolgreich umgesetzt werden?
– Kann die Vorgehensweise vereinfacht werden?
– Waren die Abbildungen hilfreich und ausreichend?
Bei der Testung mit Moderation werden die Testpersonen während sie der Anleitung folgen, beobachtet. Probleme können so schnell erkannt werden. Idealerweise werden solche Testungen auf Video aufgenommen, damit diese später noch einmal angeschaut werden können. Auch hier können Fragen zur Anwendung gestellt werden und erfragt werden, ob Verbesserungsmöglichkeiten oder Probleme gesehen werden.
Die Ergebnisse der Testung werden jetzt genutzt, um die Anleitung weiter zu verbessern.
Zur Erstellung von Bedienungsanleitungen sind einige wichtige Dinge zu beachten und Arbeitsschritte auszuführen. Der Schlüssel zum Erfolg ist das planvolle Vorgehen, das exakte Arbeiten und die Kontrolle der Bedienungsanleitungen durch die Testpersonen.
Redaktion:Walter Braun
Impressum
Herausgeber: tipps-vom-experten
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UID-Nr.: HR 92880568110 – Tel. 0049-171-5282838
Wiedergabe – auch auszugsweise – nur mit schriftlicher Genehmigung des Herausgebers. Der vorliegende Tipp ist sorgfältig erarbeitet worden. Dennoch erfolgen alle Angaben ohne Gewähr. Weder Redaktion noch Herausgeber können für eventuelle Nachteile oder Schäden, die aus den hier gemachten praktischen Anleitungen resultieren, eine Haftung übernehmen
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Walter Braun says
Vielen Dank für Deinen Beitrag Anna! Walter Braun – Tipps vom Experten
Anna Lehmann says
Ich finde diesen Artikel sehr hilfreich, würde allerdings gerne noch eine Norm aus dem Maschinenbau hinzufügen wollen, die besonders für diejenigen hilfreich ist, die nicht tagtäglich Anleitungen erstellen: DIN EN ISO 20607:2019. Auch wenn diese Norm für den Maschinenbau entwickelt wurde, hilft sie auch bei anderen komplexen Produkten neben Maschinen. Man findet dort konkrete Hilfestellung für z. B. Gliederung und Schreibvorgaben, fast wie bei einem Kochrezept.
Und es gibt übrigens eine gesamte Berufsgruppe, die sich hauptsächlich mit dem Schreiben und Erstellen von Anleitungen befasst: Technische Redakteure. Das wollte ich noch hinzugefügt haben 😉