Wie fast überall, so werden auch die tagtäglichen Arbeitsabläufe im Praxisalltag immer komplexer und fordernder. Die Gründe dafür sind vielfältig. Zum einen liegt es an den steigenden gesetzlichen Anforderungen, die erfüllt werden müssen. Auch die Erwartungen von Patienten nehmen zu und nicht zuletzt werden die Praxen immer größer, was selbstverständlich auch mehr Personal und einen höheren betriebswirtschaftlichen Aufwand bedeutet.
Die Krux an dieser Geschichte ist, dass je differenzierter die Organisation und je vielschichtiger die Abläufe sind, umso anfälliger ist das ganze Konstrukt für Störungen. Aus diesem Grund ist es von enormer Wichtigkeit, die Arbeitsabläufe wie ein präzises, funktionierendes Uhrwerk am Laufen zu halten. Und sollten irgendwo Ungereimtheiten beziehungsweise Probleme auftauchen, dann ist es wichtig, diesen auf den Grund zu gehen und für alle Beteiligten eine gute Lösung zu finden.
Die Organisation der Zahnarztpraxis als Teil des Qualitätsmanagements
In der Regel beinhaltet die Organisation einer zahnärztlichen Praxis eine ganze Reihe an festgelegten Standards, die für bestimmte Abläufe vorgeschrieben sind. Diese Standards oder Regeln tragen Sorge dafür, dass der Praxisalltag für alle Beteiligten reibungslos und ohne Störungen ablaufen kann. Doch wenn es um die Optimierung des Praxisalltags geht, dann beinhaltet dies nicht nur die Tatsachen, dass ausreichend Mitarbeiter vorhanden sind und das Wartezimmer nicht vor Patienten überquillt. Vielmehr stecken hier auch wichtige Aspekte der Qualitätssicherung dahinter.
Um nun bestehende Prozesse in der Praxis zu optimieren, werden diese im Rahmen des Prozessmanagements in ihre Einzelteile zerlegt. Dieses Vorgehen kommt ursprünglich aus dem industriellen Bereich, funktioniert aber auch ganz hervorragend im Bereich des Praxismanagements. Dadurch, dass die Abläufe in der Zahnarztpraxis analysiert und ihre Einzelteile zerlegt werden, lassen sich Schwachstellen aufdecken und es bietet sich somit die Möglichkeit, den Arbeitsablauf zu verbessern.
Reibungsloser Praxisalltag
Ein Praxisalltag, der ohne Komplikationen und Störungen vonstattengeht, dies wünscht sich wohl jeder Arzt und jeder Mitarbeiter. Schließlich bedeuten Störungen und Reibungen auch Stress. Stress für das Team, aber auch für die Patienten.
Optimierungsbedarf in den Praxen ist häufig in den Bereichen der Terminplanung sowie in der Abrechnung für Zahnärzte vorhanden. Aber auch die Abläufe in den Behandlungszimmern bieten immer wieder Raum für mögliche Verbesserungen. Hier geht es meist darum, Zeitverluste zu vermeiden und zudem die Behandlungseinheiten wirklich effizient auszunutzen.
So kann Prozessoptimierung funktionieren
Unerlässlich für eine gute Organisation und durchdachte Planung ist die Bereitschaft zur Mit- und Zusammenarbeit. Auch die Qualität der Kommunikation spielt hier eine große Rolle, die nicht unterschätzt werden darf. Hinzu kommt, dass ausschließlich qualifizierte Mitarbeiter in der Lage sind, Arbeitsabläufe in der Behandlung richtig einzuschätzen. Dies ist zum Beispiel im Rahmen der Terminvergabe ein enorm wichtiger Punkt. Ebenso wichtig sind aber auch Ärzte, die sich eben an diese zeitlichen Vorgaben halten und unvorhergesehene Zwischenfälle kommunizieren und somit den Zeitrahmen schnell neu abstimmen können. Damit dies möglich ist, muss der Arzt aber auch seine Mitarbeiter gut einschätzen und Arbeiten delegieren können.
Outsourcing von Aufgaben
Das Outsourcen von Aufgaben gehört mittlerweile schon in vielen Bereichen zum Alltag. Der größte Vorteil dabei ist, dass das Unternehmen sich weiterhin auf seine Kernaufgaben konzentrieren kann und keine wichtigen Arbeitskräfte für sekundäre Aufgaben entrichten muss. Externe Anbieter haben sich auf diese Aufgaben in der Regel spezialisiert und somit kann sichergegangen werden, dass das Themengebiet optimal bearbeitet wird. Zudem bilden externe Arbeitskräfte sich permanent fort und sind somit immer im Stande der aktuellen Trends und Regelungen. Typische Aufgabengebiete zum Outsourcen sind:
- Buchhaltung
- Social Media
- Marketing
- IT
Redaktion: Walter Braun
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